1. OBJETIVO
La Política Anticorrupción de Grupo Chufani se basa y es parte de la Política de Cumplimiento, así como del Código de Ética; por lo cual debe leerse y entenderse en relación con las mismas prevaleciendo en cada una la honestidad e integridad de todos y cada uno de nuestros colaboradores sustentado en nuestros valores imprescindibles para el desempeño armonioso en la organización.
Anticorrupción es para nosotros evitar en participar, ofrecer, prometer, pagar, dar, autorizar la entrega a terceros o aceptar objetos de valor de tal relevancia que puedan condicionar ilícitamente la conducta y las acciones de nuestros colaboradores.
Esta política establece los lineamientos que aseguren que todas las operaciones en Grupo Chufani se realicen dentro de un marco de ética, transparencia y profesionalismo, que propicien y fortalezcan una cultura en contra de prácticas que fomenten la corrupción, los pagos ilegales y los sobornos.
Los colaboradores al ingresar a Grupo Chufani, reciben una inducción en la cual se hace de su conocimiento el contenido de la Política de Cumplimiento que entre otras integra; el Código de Ética, leyes aplicables a nuestra actividad, prevención de actividades ilícitas y el medio para reportar incidencias y su procedimiento.
Nuestros Proveedores y Contratistas participan del conocimiento de nuestras Políticas previo a colaborar con nosotros y durante el tiempo que participan en el desarrollo de Proyectos. Los Clientes conocen nuestras políticas que están a su disposición en www.chufani.com
2. ALCANCE
Esta política aplica a los colaboradores y accionistas, independientemente del nivel de su cargo, que forman parte de Grupo Chufani, y se hace extensiva a clientes, contratistas y proveedores, para cualquier trato, contrato o negociación en todos los países donde Grupo Chufani opera.
Promovemos que nuestros colaboradores conozcan nuestras políticas y compartan las mismas ideas para establecer relaciones de confianza tanto dentro como fuera del Grupo, siendo diligentes en mantener nuestra certificación Ethixbase360 (antes TRACE).
Como organización tenemos El Comité y Sub-comité de Anticorrupción que son los encargados de recibir, dar seguimiento y las acciones a cualquier incidencia.
3. DOCUMENTOS APLICABLES
Reglamento Interno de Trabajo
Código de Ética
Política de Seguridad
Política de Protección de Datos Personales
Leyes Municipales, Estatales y Federales
4. CONCEPTOS
Soborno. Acto de ofrecer dinero, solicitar, recibir, facilitar o autorizar servicios u otros objetos de valor, con el fin de persuadir o que resulte de una ganancia a una persona que tenga como propósito influenciar de manera indebida a sus decisiones o a realizar algo a cambio.
Corrupción. Aprovechamiento de cualquier posición relativa de poder, indistinto de si la persona es pública o privada, con el fin de generar un beneficio indebido en aprovechamiento propio o de un tercero, a costa del bienestar colectivo o individual.
Conflicto de Interés. Un conflicto de interés es cuando se produce una confrontación entre el interés público y los intereses privados del colaborador. Los intereses personales podrían influir indebidamente sobre el desempeño de sus deberes, responsabilidades o para tomar decisiones imparciales dentro de la organización.
Información falsa. Consiste en dar a conocer, difundir información o documentación falsa o alterada con la intención de engañar, perjudicar, confundir a alguna persona.
5. DESCRIPCIÓN
En Grupo Chufani estamos comprometidos en mantener un lugar de trabajo seguro y generando confianza a nuestros colaboradores, clientes, proveedores y subcontratistas teniendo como base nuestros valores institucionales:
Compromiso
Honestidad
Unidad y trabajo en equipo
Fiabilidad
Acciones sustentables
Negocios justos
Innovación
El soborno y la corrupción no son tolerados, sin importar el nivel jerárquico de los involucrados. Los colaboradores no deben ofrecer o realizar ni recibir, sobornos, regalos, gratificaciones a servidores públicos o particulares (directamente o a través terceros, ni a familiares) con la intención de inducir su actuar o a usar su posición o poder para beneficiar a Grupo Chufani a obtener una ventaja indebida.
Conflicto de Interés
En base a la definición anterior, un conflicto de interés puede surgir cuando las actividades fuera del trabajo, propiedad en otras empresas o relaciones personales interfieren en la capacidad para realizar nuestro trabajo o no poder tomar decisiones imparciales.
Algunas recomendaciones que no son limitativas es caer en alguna de las siguientes situaciones:
- Un colaborador no deberá participar en ninguna actividad o decisión que involucre un conflicto de interés real o potencial para la compañía.
- Los colaboradores que tengan alguna relación patrimonial con una empresa proveedora o de parentesco hasta segundo grado con alguno de sus socios principales o ejecutivos que toman decisiones de compra, deberán abstenerse de participar en las decisiones comerciales, relacionadas con este proveedor.
- Los colaboradores no deberán supervisar, auditar, evaluar el desempeño de un proveedor o persona contratista con la que tenga una relación personal o familiar hasta de segundo grado.
- Aprovecharse de su cargo o de información confidencial con el fin de obtener ventaja para uno mismo o para familiares/amigos, en perjuicio de Grupo Chufani.
Lo que corresponde en estos casos u otros que priven al colaborador de la necesaria independencia y neutralidad, es abstenerse de tomar cualquier decisión e informar por medio de correo electrónico a su Gerente directo y/o Director de Compras y/o Gerente de Recursos Humanos con copia al correo etica@chufani.com con el título “Conflicto de Intereses” para resolver la administración de la relación con este proveedor.
Regalos, Obsequios, Capacitaciones y certificaciones para colaboradores
La recepción de regalos u obsequios por parte del proveedor a un colaborador deberá siempre ser con un valor monetario significativo y deberá tener impreso logo u nombre del proveedor que lo otorga.
Siempre evitar regalos, obsequios, capacitaciones o certificaciones que podrían parecer sobornos, conflicto de interés o que pueda dañar nuestra reputación.
Para el colaborador queda estrictamente prohibido aceptar lo siguiente:
- Invitaciones a capacitaciones, entrenamientos, comidas o regalos que tengan como fin influir la imparcialidad de las decisiones de la adquisición de producto, material, servicio y subcontrato o concretar la negociación.
- Regalos o premios de dinero en efectivo, tarjetas o certificados de regalo, monederos electrónicos, valores financieros y/o cualquier otro beneficio monetario.
- Regalos o premios otorgados en forma de servicios o beneficios no monetarios.
- Invitaciones a eventos de entrenamiento o capacitación que puedan interpretarse como excesivos en el contexto de las circunstancias.
En caso de recibir algún regalo y obsequio fuera de las consideraciones anteriores este deberá ser reportado al Gerente de Recursos Humanos para analizar el procedimiento de dicha situación.
En caso de que el proveedor quiera ofrecer alguna capacitación a algún colaborador/es deberá ser enviada por medio de RH para la evaluación y coordinación de este.
Comunicación
Para Asuntos Públicos, Gubernamentales o con Clientes deberán ser canalizados a la posición de Relaciones Públicas e Institucionales y a la posición Comercial y Desarrollo de Negocios dentro de Grupo Chufani, quienes fungen como representación para la comunicación externa.
Estas áreas deberán abstenerse de tomar medidas para obtener, por medios fraudulentos, información o decisiones que sean favorables a los intereses de Grupo Chufani, no ejercerá su influencia de manera ilegal.
Lo anterior no debe implicar un Conflicto de Interés de acuerdo a lo definido en este documento, ante negociaciones con funcionarios públicos, accionistas o clientes.
Los regalos provenientes de funcionarios públicos y/o autoridad podrá ser recibido, siempre y cuando sea considerado un artículo promocional.
Recomendaciones.
Reiteramos que para Grupo Chufani, es relevante que las intenciones de las acciones no deben ser condicionantes para inducir el actuar o a usar cualquier posición a fin de obtener una ventaja indebida de colaboradores, accionistas, clientes, contratistas, proveedores y servidores públicos.
Enlistamos de manera enunciativa y no limitativa las siguientes recomendaciones de buenas prácticas anticorrupción:
- Cumplir cabalmente con la legislación y reglas aplicables que rigen los procedimientos de contrataciones y licitaciones públicas o privadas.
- Ser consciente de alguna situación de compromiso y prever las acciones de los demás y saber lo que se espera de usted.
- Comunicar a su responsable jerárquico cualquier sospecha.
- Buscar la transparencia, si le piden que actúe en secreto, desconfíe.
- Entender cuál es su función y sus responsabilidades dentro de la organización y/o negociación.
- Promover en todo momento los valores de Grupo Chufani.
- Poner esta Política Anticorrupción en conocimiento de sus contactos profesionales.
- Rechazar cualquier suma y obsequio que pudiera dar razonablemente lugar a acusaciones de soborno. Asimismo, abstenerse de hacer este tipo de obsequios.
- Evitar entrar en propuestas u oportunidades profesionales complejas o confusas que sugiera un tercero ajeno al Grupo y comunicárselo a su superior jerárquico.
- No realizar ninguna acción cuyo sentido no entienda.
Declarar una Incidencia
Por regla todo colaborador, cliente, proveedor o contratista que tenga sospecha, queja o preocupación sobre la infracción a esta política o posible hecho de corrupción debe tener la confianza de recurrir a reportar la incidencia con el siguiente procedimiento:
(1) Enviarlo a través del correo electrónico etica@chufani.com con el título “Incidencia”, una vez recibida se
(2) Clasifica por el tipo de incidencia presentada,
(3) Se asigna un equipo de investigación: personas con la discreción, conocimiento y objetividad, quienes reunirán la información o documentación requerida,
(4) Se realiza una evaluación y medida correctiva de la situación,
(5) Se implementan acciones, retroalimentación y medidas disciplinarias.
Contamos con un Comité y Sub-comité interno que atenderán las incidencias que se reciban.
No reportamos incidencias infundadas o de mala fe a una persona inocente, ni se consideran incidencias los acontecimientos relacionados con desarrollo de carrera profesional, remuneración o vacaciones.
La persona quien envié el reporte de incidencia podrá manifestar expresamente si desea que se mantenga la confidencialidad de su nombre o puede ser utilizado para fines de seguimiento al informe enviado.
Garantizamos una comunicación abierta y honesta, no se tolerará represalias contra ningún colaborador, cliente, proveedor o contratista.
6. REGISTROS Y CONTROL DE INCIDENCIAS
- Se registran todas las declaraciones de Incidencias o de Conflicto de Interés, mismos que se presentarán de manera semestral a la Asamblea de la sociedad.
- Anualmente se realizará revisión de los eventos registrados para garantizar que los procedimientos y recomendaciones estén incluidos en este documento.
El incumplimiento de esta Política Anticorrupción lo puede sujetar a sanciones, medidas disciplinarias o investigaciones según el caso en particular.
Para asegurar el cumplimiento de buenas prácticas Grupo Chufani se compromete a:
1) Dictaminarse más allá de la obligación fiscal por un externo autorizado de manera anual,
2) Certificarse buscando una debida diligencia con relación a sus terceros,
3) Gestionar la evaluación de crédito B2B (business to business) para garantizar buenas prácticas de financiamiento.
